మంచి అంతర్గత నియంత్రణకు డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు ఎలా దోహదం చేస్తాయి?
కంపెనీలు నష్టాలను పరిమితం చేయడానికి అంతర్గత నియంత్రణలను ఉంచుతాయి. నష్టాలు, కాంట్రాక్టులపై పేలవమైన పనితీరు, నాణ్యత లేకపోవడం మరియు నిబంధనలను పాటించకపోవడం వంటివి సాధ్యమయ్యే నష్టాలు. డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు సంస్థ తన నియంత్రణ వ్యవస్థలను అమలు చేయడానికి మరియు పనులు మరియు చర్యలకు బాధ్యత వహించడానికి అవసరమైన పత్రాలను వివరిస్తాయి. చిన్న వ్యాపారాలకు సాధారణంగా పెద్ద కార్యకలాపాల కంటే తక్కువ డాక్యుమెంటేషన్ లేదా నియంత్రణలు అవసరమవుతాయి ఎందుకంటే ప్రతి ఉద్యోగి అనేక ఉద్యోగ విధులను నిర్వహిస్తారు మరియు బాధ్యతలు స్పష్టంగా ఉంటాయి. కనీస సమర్థవంతమైన నియంత్రణల ఫలితంగా ప్రభావవంతమైన డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు చిన్న వ్యాపారాలకు పోటీ ప్రయోజనాన్ని ఇస్తాయి.
సంస్థ
సమర్థవంతమైన అంతర్గత నియంత్రణ యొక్క ఆధారం ఉద్యోగ వివరణలను కలిగి ఉన్న సంస్థాగత చార్ట్. సంస్థలోని ప్రతి స్థానం యొక్క పనులు మరియు బాధ్యతలను ఉద్యోగ వివరణలు స్పష్టంగా వివరిస్తాయని డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు పేర్కొనాలి. సంస్థాగత చార్ట్ యొక్క తయారీ మరియు నవీకరణ మరియు సంస్థ చార్ట్ను ఎలా ఉపయోగిస్తుందో డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు బాధ్యత వహిస్తాయి. సాధారణంగా ఉద్యోగులు ఉపాధిని ప్రారంభించేటప్పుడు వారి స్థానం మరియు ఉద్యోగ వివరణ గురించి వివరాలతో కూడిన కాపీని స్వీకరిస్తారు.
విధానాలు మరియు విధానాలు
డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు సాధారణంగా ఉద్యోగి మాన్యువల్‌లో అన్ని సంబంధిత విధానం మరియు విధాన డాక్యుమెంటేషన్ ఉండాలి. మాన్యువల్‌లో తప్పనిసరిగా ఏమి ఉండాలి, విధానాలు మరియు విధానాలను వ్రాయడానికి మరియు నవీకరించడానికి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు మరియు సంస్థ వాటిని ఉద్యోగులకు ఎలా కమ్యూనికేట్ చేస్తుందో వారు వివరిస్తారు. డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు సాధారణంగా ఉద్యోగులు పని ప్రారంభించినప్పుడు మాన్యువల్ యొక్క కాపీని స్వీకరిస్తాయని, వారు దానిని అందుకున్నట్లు సంతకం చేసి, విధానాలు మరియు విధానాలకు కట్టుబడి ఉండాలని అంగీకరిస్తారు. అవి సంభవించినప్పుడు నవీకరణలను స్వీకరిస్తాయి.
అధికారాలు మరియు ఆమోదాలు
డాక్యుమెంటెడ్ ఆర్గనైజేషనల్ చార్ట్స్ మరియు ఉద్యోగుల మాన్యువల్లు అంతర్గత నియంత్రణలకు ఆధారం అయితే అవి వాస్తవ నియంత్రణ చర్యలను కలిగి ఉండాలి. డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు అటువంటి చర్యలను వివరిస్తాయి. నిర్ణయాలు తీసుకోగల మరియు ఖర్చులను ఆమోదించగల ఉద్యోగులను జాబితా చేసే పత్రాలను వారు వివరిస్తారు. అటువంటి ప్రతి పత్రం ఉద్యోగికి అధికారం లేదా ఆమోదించగలది, ఆమోదం లేదా అధికారం ఏ రూపాన్ని తీసుకుంటుంది మరియు పరిమితులను ఖచ్చితంగా పేర్కొనాలి. ఒక విలక్షణ ఉదాహరణ ఏమిటంటే, ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగి సంబంధిత అభ్యర్థనను ప్రారంభించడం ద్వారా $ 10,000 వరకు కొనుగోలును ఆమోదించడానికి అధికారం కలిగి ఉంటాడు.
సహాయక డాక్యుమెంటేషన్
బలమైన అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థలు నిర్ణయాలకు ఆధారాన్ని వివరించడానికి సహాయక డాక్యుమెంటేషన్‌పై ఆధారపడతాయి. డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు సహాయక డాక్యుమెంటేషన్ ఏ నిర్ణయాలు అవసరమో తెలుపుతాయి మరియు దాని స్వభావాన్ని వివరిస్తాయి. ఉదాహరణకు, కొనుగోలు ఆర్డర్ ఆమోదానికి అభ్యర్థన అవసరం కావచ్చు. కొనుగోలు ఆర్డర్ యొక్క ఆమోదాన్ని అభ్యర్థించడానికి ముందు ఉద్యోగి తప్పనిసరిగా ఒక అభ్యర్థనను సిద్ధం చేయాలని డాక్యుమెంటేషన్ విధానం నిర్దేశిస్తుంది మరియు అభ్యర్థనలో తప్పనిసరిగా ఉండవలసిన సమాచారాన్ని ఇది వివరిస్తుంది.
నివేదించడం
అంతర్గత నియంత్రణలో ఒక ముఖ్యమైన అంశం ముఖ్యమైన కంపెనీ సమాచారాన్ని నివేదించడం. డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు అటువంటి నివేదికలలో ఏ సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి, వాటి తయారీకి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు మరియు నివేదికలను ఎవరు స్వీకరిస్తారు అని పేర్కొనడం ద్వారా అంతర్గత నియంత్రణను బలపరుస్తుంది. కొన్ని నివేదికలు రహస్య సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి మరియు డాక్యుమెంటేషన్ విధానం ఏ నివేదికలు సున్నితమైనవి మరియు వివరంగా సంబంధిత భద్రతా చర్యలను పేర్కొనాలి.
సయోధ్య
చిన్న వ్యాపారాలలో కూడా, డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు స్వతంత్ర వనరులను కలిగి ఉన్న వివిధ పత్రాలకు కారణమవుతాయి. వేర్వేరు రచయితల నుండి పోల్చదగిన డేటా మధ్య సయోధ్యను నెలకొల్పడం వారి ఖచ్చితత్వాన్ని ధృవీకరించే ప్రభావవంతమైన పద్ధతి. డాక్యుమెంటేషన్ విధానం ఏ సయోధ్య జరగాలి, మరియు దానిని నిర్వహించడానికి ఎవరు బాధ్యత వహించాలో పేర్కొనాలి. ఇది వ్యత్యాసాలను ఎదుర్కోవటానికి ఒక పద్ధతిని వివరించాలి మరియు తేడాలను పరిష్కరించే బాధ్యతను కేటాయించాలి.
