ఫ్రంట్ డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ యొక్క విధులు

మీ కంపెనీ ముఖంగా పనిచేయడానికి ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్‌ను నియమించడం స్థానం యొక్క విధుల గురించి చక్కగా రూపొందించిన ఉద్యోగ వివరణతో మొదలవుతుంది. రిసెప్షనిస్టులకు అవసరమైన విలక్షణమైన బాధ్యతలను ఉద్యోగ వివరణలో చేర్చండి, అయితే క్రొత్త క్లయింట్లు మొదట వచ్చినప్పుడు పరిచయ వ్రాతపనిని పూర్తి చేయడం వంటి మీ వ్యాపారానికి ప్రత్యేకమైన విధులను జోడించడానికి వెనుకాడరు. ఉద్యోగ వివరణ ముందస్తుగా ఉన్నంత వరకు మరియు సరసమైన వేతనంతో విధులను కట్టబెట్టినంత వరకు, ఇది ఉద్యోగానికి సరైన వ్యక్తిని కనుగొనడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

గ్రీటింగ్ బిజినెస్ విజిటర్స్

ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ యొక్క ప్రాథమిక కర్తవ్యాలలో ఒకటి సందర్శకులను పలకరించడం. రిసెప్షనిస్ట్ మొదటివాడు, మరియు కొన్నిసార్లు మాత్రమే, మీ దుకాణం లేదా కార్యాలయానికి సందర్శకులు కలుసుకోవచ్చు. ఇది ప్రవేశ-స్థాయి పాత్ర అయినప్పటికీ, విజయవంతమైన రిసెప్షనిస్ట్ ఒక అద్భుతమైన సంభాషణకర్త మరియు బలమైన నిర్వాహకుడు అయి ఉండాలి, అన్ని ఒప్పందాలు మరియు వృత్తిపరమైన స్థాయిల వ్యక్తులతో హాయిగా సంభాషిస్తాడు.

అతిథులు వచ్చినప్పుడు, ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ వారిని హృదయపూర్వకంగా స్వాగతించాలి, కొన్నిసార్లు వారి కోట్లు తీసుకొని, రిఫ్రెష్మెంట్లను అందించడం మరియు వ్యాపారానికి సంబంధించిన గంటలు, ఆపరేషన్ గంటలు వంటి ప్రాథమిక ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వాలి. రిసెప్షనిస్ట్ మీ కంపెనీ అందించే ఉత్పత్తులు మరియు సేవల గురించి క్లుప్త వివరణ ఇవ్వడానికి తగినంత పరిజ్ఞానం కలిగి ఉండాలి.

ఇన్‌కమింగ్ కాల్‌లకు సమాధానం ఇస్తోంది

వ్యక్తి శుభాకాంక్షలతో పాటు, ఇన్కమింగ్ కాల్‌లకు సమాధానం ఇవ్వడానికి ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ బాధ్యత వహిస్తాడు. మీ సంస్థ యొక్క పరిమాణాన్ని బట్టి, రిసెప్షనిస్ట్ ఈ పనిని పూర్తి చేయడానికి మీ టెలిఫోన్ వ్యవస్థలో ప్రావీణ్యం ఉండాలి. అభ్యర్థించిన విధంగా స్క్రీనింగ్ కాల్స్, రిసెప్షనిస్ట్ మార్గాలు వారి సరైన గ్రహీతకు కాల్ చేస్తాయి, అవసరమైన విధంగా సందేశాలను తీసుకొని ప్రసారం చేస్తాయి.

ఇన్కమింగ్ మెయిల్ పంపిణీ

కొన్ని కంపెనీలలో, ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ పంపిణీని పర్యవేక్షిస్తాడు. మెయిల్ వచ్చినప్పుడు, రిసెప్షనిస్ట్ దాన్ని క్రమబద్ధీకరిస్తాడు, జంక్ మెయిల్‌ను తొలగిస్తాడు మరియు అత్యధిక ప్రాధాన్యత ఉన్న భాగాలను గుర్తిస్తాడు. కంపెనీ విధానం ప్రకారం మెయిల్ పంపిణీ అవుతుంది.

ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ ప్రతి మెయిల్‌ను నేరుగా దాని గ్రహీతకు బట్వాడా చేయవచ్చు లేదా పొట్లాలను తగిన ఇంటర్‌ఆఫీస్ మెయిల్ స్లాట్‌లో ఉంచవచ్చు. రిసెప్షనిస్ట్ వారు వచ్చినప్పుడు ప్రాధాన్యత లేదా రాత్రిపూట ప్యాకేజీల కోసం సంతకం చేస్తారు.

అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను సిద్ధం చేస్తోంది

ప్రతిరోజూ, ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ పోస్టల్ సర్వీస్ లేదా ఓవర్నైట్ కొరియర్ ద్వారా పికప్ కోసం అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను సిద్ధం చేస్తాడు. ఒక వ్యక్తికి లేదా వ్యాపారానికి హడావిడిగా పత్రాలు అవసరమైతే, రిసెప్షనిస్ట్ ఒక మెసెంజర్ సేవను సంప్రదించి అవసరమైన అన్ని సూచనలను అందిస్తుంది.

అడ్మినిస్ట్రేటివ్ మరియు క్లరికల్ టాస్క్‌లు

ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ కరస్పాండెన్స్ ముసాయిదా, ఆర్థిక స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను తయారు చేయడం మరియు ప్రెజెంటేషన్లను సృష్టించడం వంటి పలు క్లరికల్ పనులను కూడా చేయవచ్చు. సీనియర్ జట్టు సభ్యుల క్యాలెండర్లను నిర్వహించడం మరియు వ్యాపార ప్రయాణ ఏర్పాట్లు చేయడం కూడా చిన్న లేదా మధ్య-పరిమాణ వ్యాపారాలలో ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ పరిధిలోకి రావచ్చు. ఫ్రంట్-డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్ కొన్నిసార్లు కార్యాలయ సామాగ్రిని ఆర్డర్ చేయడం, పత్రాలను దాఖలు చేయడం, ఫోటోకాపీలు తయారు చేయడం మరియు ఫ్యాక్స్ పంపడం మరియు స్వీకరించడం వంటి అభియోగాలు మోపారు. కొన్ని సందర్భాల్లో, ముందు కూర్చున్న వ్యక్తి తేలికపాటి బుక్కీపింగ్ పనులను కూడా చేయవచ్చు.