సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థ యొక్క లక్షణాలు

సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థ వివిధ ఫార్మాట్లలో నిల్వ చేయబడిన డేటాను సేకరిస్తుంది మరియు నిర్వహిస్తుంది మరియు అవసరమైన వ్యక్తులకు అందుబాటులో ఉంటుంది. తరచుగా, ఒక చిన్న వ్యాపారానికి కార్యాలయ పత్రాలు మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను నిర్వహించడం మరియు వాటిని ఉద్యోగులకు అందుబాటులో ఉంచడం మాత్రమే అవసరం. ఇతరులు కస్టమర్ డేటాపై వివరణాత్మక సమాచారాన్ని సేకరించి నిర్వహించాల్సి ఉంటుంది. ఇతర సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థలు వెబ్‌సైట్ ద్వారా పెద్ద సంస్థలకు లేదా ప్రజలకు డేటాను అందుబాటులో ఉంచుతాయి.

సంస్థ యొక్క అవసరాలతో సంబంధం లేకుండా, మంచి సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థ చేయగలగాలి సేకరించి నిల్వ చేయండి మరియు డేటాను నిర్వహించండి in మీకు అవసరమైన ఫార్మాట్‌లు మరియు అవసరమైన విధంగా సమాచారాన్ని బట్వాడా చేయండి అవసరమైన వ్యక్తులకు తగిన ప్లాట్‌ఫామ్‌లపై.

సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థలను అర్థం చేసుకోవడం

ఒకే సాఫ్ట్‌వేర్ ప్యాకేజీ కాకుండా, ఉద్యోగులు సమాచారాన్ని ఎలా సేకరిస్తారు, నిల్వ చేస్తారు మరియు యాక్సెస్ చేస్తారు అని నిర్ణయించడానికి మీ కంపెనీ నిర్దేశించిన నియమాల వ్యవస్థగా సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థ గురించి ఆలోచించండి. మీ వ్యాపారం ప్రస్తుతం ఒకదానితో ఒకటి సంభాషించని విభిన్న ఉత్పత్తులను ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థను ఉంచే ముందు మీ డేటాను ఏకీకృతం చేయడానికి విలువ ఆధారిత పున el విక్రేత వంటి నిపుణుల సహాయం మీకు అవసరం కావచ్చు.

సమాచారం సేకరించి నిల్వ చేయాలి

చాలా కంపెనీలకు ఒకటి కంటే ఎక్కువ ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయబడిన వివిధ రకాల ఫార్మాట్లలో సమాచారం ఉంది. కొన్ని ఫైల్‌లు కంపెనీ సర్వర్‌లో నిల్వ చేయబడతాయి, మరికొన్ని స్థానికంగా డెస్క్‌టాప్‌లు మరియు ల్యాప్‌టాప్‌లలో నిల్వ చేయబడతాయి, మరికొన్ని గూగుల్ డ్రైవ్ లేదా మైక్రోసాఫ్ట్ వన్‌డ్రైవ్ వంటి సేవలతో క్లౌడ్‌లో నిల్వ చేయబడతాయి. క్లయింట్ రిలేషన్షిప్ మేనేజ్మెంట్ (CRM) సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా ఇన్వెంటరీ-మేనేజ్‌మెంట్ సాఫ్ట్‌వేర్ వంటి ప్రత్యేక సాధనాలు ఈ ఇతర వ్యవస్థల నుండి సమాచారాన్ని స్వతంత్రంగా ఉంచవచ్చు.

సమాచార-నిర్వహణ వ్యవస్థ సమాచారాన్ని కేంద్రీకరిస్తుంది కాబట్టి ఇది వేర్వేరు ప్రదేశాలలో లేదా వేర్వేరు ఫార్మాట్లలో నకిలీ చేయబడదు, ఇది తరచూ వివిధ రకాలైన పత్రాలకు వివిధ వ్యక్తులకు వివిధ సమయాల్లో అందుబాటులో ఉండటానికి దారితీస్తుంది.

ఉదాహరణ: మీకు CRM సాఫ్ట్‌వేర్ ఉంటే, అన్ని క్లయింట్ సమాచారం అక్కడ నిల్వ చేయబడాలి మరియు ఇతర ప్రదేశాలలో నకిలీ చేయకూడదు. పత్రాలు మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు కంపెనీ సర్వర్‌లో లేదా క్లౌడ్ సొల్యూషన్‌లో ఉండాలి, ఇక్కడ అవి అందరికీ అందుబాటులో ఉంటాయి, బ్యాకప్ చేయబడతాయి మరియు భద్రంగా ఉంటాయి.

సమాచారం నిర్వహించదగినదిగా ఉండాలి

నిర్వాహకులు తమ విభాగాలకు అవసరమైన కంపెనీ సమాచారం మొత్తానికి ప్రాప్యత కలిగి ఉండాలి. ప్రస్తుత పత్రాలలో మార్పులతో పాటు కొత్త పత్రాల సృష్టిని వారు ఆమోదించగలరు లేదా తిరస్కరించగలరు. డేటా బ్యాకప్ చేయాలి, తద్వారా ఫైల్ తొలగించబడితే లేదా రాజీపడితే, దాన్ని పునరుద్ధరించవచ్చు. డేటా ప్రాప్యతను కూడా పరిమితం చేయాలి, తద్వారా అవసరమైన వారు మాత్రమే దీన్ని ఉపయోగించగలరు.

ఉదాహరణ: కస్టమర్లకు పంపిన ప్రామాణిక లేఖకు ఉద్యోగి మార్పు చేస్తే, మేనేజర్ మార్పును సమీక్షించి, ఆమోదించవచ్చు లేదా పత్రాన్ని మునుపటి సంస్కరణకు మార్చవచ్చు. గూగుల్ డ్రైవ్, వన్‌డ్రైవ్ మరియు మైక్రోసాఫ్ట్ షేర్‌పాయింట్ వంటి వ్యవస్థల్లో ఇది ఒక ప్రామాణిక లక్షణం, ఇక్కడ పత్రాల యజమానులు మార్పులను ఆమోదించవచ్చు లేదా తిరస్కరించవచ్చు అలాగే ఎడిటింగ్ సామర్ధ్యాలను మరియు నిర్దిష్ట వ్యక్తులకు సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేసే సామర్థ్యాన్ని పరిమితం చేయవచ్చు.

సమాచారం అందుబాటులో ఉండాలి

కొన్ని చిన్న వ్యాపారాల కోసం, కంపెనీ కంప్యూటర్లలో మాత్రమే సమాచారాన్ని అందుబాటులో ఉంచడం అవసరం. కానీ నేడు, ఎక్కువ వ్యాపారాలకు ఆఫ్-సైట్, అలాగే టాబ్లెట్లు మరియు స్మార్ట్‌ఫోన్‌లలో సమాచారం అందుబాటులో ఉండాలి. సమాచారాన్ని సురక్షితమైన వెబ్ సర్వర్ ద్వారా మరియు అనేక సందర్భాల్లో మొబైల్ అనువర్తనం ద్వారా ప్రాప్యత చేయడం ద్వారా దీనిని సాధించవచ్చు.

ఉదాహరణ: మైక్రోసాఫ్ట్ షేర్‌పాయింట్ ఉపయోగించి, మీరు ఉద్యోగులు మాత్రమే ఉపయోగించే కంపెనీ పోర్టల్ వెబ్‌సైట్‌ను సెటప్ చేయవచ్చు. అవసరమైనప్పుడు ప్రతి ఒక్కరూ సహకరిస్తారని నిర్ధారించడానికి నిర్వాహకులు ప్రాజెక్టుల కోసం వర్క్‌ఫ్లోలను ఏర్పాటు చేయవచ్చు. నిర్వాహకులు కంపెనీ పోర్టల్‌లో ప్రచురించబడిన పేజీలకు ఆమోదం అవసరాలను కూడా సెట్ చేయవచ్చు మరియు నిర్దిష్ట ఉద్యోగులు లేదా సమూహాలకు అనుమతులను సెట్ చేయవచ్చు, అలా చేయటానికి అధికారం ఉన్న వ్యక్తుల ద్వారా మాత్రమే మార్పులు జరుగుతాయని నిర్ధారించుకోండి. ప్రతి ఒక్కరూ వెబ్ బ్రౌజర్ ద్వారా లేదా వారి టాబ్లెట్‌లు మరియు స్మార్ట్‌ఫోన్‌లలోని షేర్‌పాయింట్ అనువర్తనం ద్వారా సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయవచ్చు.