మీ ఉద్యోగులకు ఇవ్వడానికి W-2 ఎలా తయారు చేయాలి
ఉద్యోగులు మరియు వారి వ్యాపారం కోసం పన్ను పత్రాలను తయారుచేసేటప్పుడు జనవరి ఎల్లప్పుడూ అకౌంటింగ్ విభాగాలు మరియు చిన్న వ్యాపార యజమానులకు బిజీగా ఉండే నెల. W-2 అని పిలువబడే ఉద్యోగి యొక్క వేతన మరియు పన్ను ప్రకటన, పన్ను విధించదగిన ఆదాయాలను నివేదించడానికి ఉపయోగించే అధికారిక పత్రం అలాగే సామాజిక భద్రత, మెడికేర్ మరియు రాష్ట్ర మరియు స్థానిక ప్రభుత్వాల కోసం నిలిపివేయబడిన పన్ను మొత్తం. ఈ ముఖ్యమైన పత్రాన్ని అంతర్గత ప్రయోజన సేవ (ఐఆర్ఎస్) పన్ను ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే ఉపయోగించదు, కానీ ఉద్యోగి జీవితకాలంలో, అతని ఆదాయ చరిత్రను సామాజిక భద్రత పరిపాలన (ఎస్ఎస్ఎ) పదవీ విరమణ తర్వాత అర్హత మరియు ప్రయోజనాలను నిర్ణయించడానికి ఉపయోగిస్తుంది.
W-2 ను అర్థం చేసుకోవడం
ఏదైనా ఫారమ్ నింపడానికి సమయం గడపడానికి ముందు, మీరు సరైనదాన్ని ఉపయోగిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి. సంవత్సరంలో సేవలకు బదులుగా యజమానులు నాన్‌కాష్ చెల్లింపులతో సహా ఏదైనా చెల్లింపు చేసిన W-2 ఫారమ్‌లను నింపాలి.
మీరు అధికారిక వ్యాపారం కాకపోయినా, ఎవరైనా ఇంటి ఉద్యోగిగా చెల్లించినా, మీరు వారి కోసం W-2 ని దాఖలు చేయాలి. అయితే, మీరు పని కోసం కాంట్రాక్టర్ (నాన్‌ప్లోయి) చెల్లించినట్లయితే, మీరు 1099-MISC అనే వేరే రూపాన్ని ఉపయోగించాల్సి ఉంటుంది.
మీకు కావాల్సిన విషయాలు
W-2 రూపం మరియు W-3 రూపం
వార్షిక పేరోల్ గణాంకాలు
వార్షిక మినహాయింపు గణాంకాలు
పేరోల్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్
ప్రింటర్
మీ ఫైలింగ్ ఆకృతిని ఎంచుకోండి
మీ W-2 పత్రాలను దాఖలు చేసేటప్పుడు మీకు రెండు ఎంపికలు ఉన్నాయి. మీరు SSA యొక్క బిజినెస్ సర్వీసెస్ ఆన్‌లైన్ వెబ్‌సైట్‌లో కాగితపు ఫారమ్‌లను పూరించవచ్చు లేదా ఎలక్ట్రానిక్‌గా ఫైల్ చేయవచ్చు.
పేపర్ ఫారమ్‌లు
మీరు కాగితపు ఫారమ్‌లను ఉపయోగించాలని ఎంచుకుంటే, మీరు వాటిని ఐఆర్ఎస్ నుండి ఆర్డర్ చేయాలి. సులువు ఆన్‌లైన్ ఆర్డరింగ్ దాని వెబ్‌సైట్‌లో www. irs.gov/orderforms. సరైన సంవత్సరానికి ఫారమ్‌ను ఆర్డర్ చేయాలని నిర్ధారించుకోండి; జనవరిలో మీరు ప్రస్తుత సంవత్సరానికి కాకుండా ఇప్పుడే పూర్తయిన సంవత్సరానికి ఫారమ్‌లను నింపుతారు. ఎల్లప్పుడూ నల్ల సిరాలో స్పష్టంగా ముద్రించండి. మీరు ఈ పద్ధతిని ఉపయోగించి 249 ఉద్యోగుల ఫారమ్‌లను సమర్పించవచ్చు.
ఎలక్ట్రానిక్ ఫైలింగ్
SSA చే నిర్వహించబడే ఉచిత బిజినెస్ సర్వీసెస్ ఆన్‌లైన్ (BSO) వెబ్‌సైట్‌ను ఉపయోగించడం ద్వారా మీ ఫారమ్‌లను ఫైల్ చేయడానికి వేగవంతమైన మార్గం. మీరు ఖాతా మరియు పాస్‌వర్డ్‌ను సెటప్ చేయాలి, ఇది క్రమం తప్పకుండా మార్చబడుతుంది.
మీరు ఈ వ్యవస్థ ద్వారా సమర్పణకు 50 మంది ఉద్యోగులను మాన్యువల్‌గా ఇన్పుట్ చేయవచ్చు. మీరు పెద్ద సంఖ్యలో ఉద్యోగుల కోసం ఆకృతీకరించిన వేతన ఫైల్‌ను కూడా అప్‌లోడ్ చేయవచ్చు. ఫార్మాటింగ్ కోసం సూచనలు BSO వెబ్‌సైట్ నుండి డౌన్‌లోడ్ చేయబడతాయి.
ఉద్యోగుల వేతన సమాచారాన్ని సేకరించండి
ప్రతి ఉద్యోగి కోసం పేరోల్ సారాంశ నివేదికలను అమలు చేయండి. మొత్తం సంవత్సరానికి వారు ఎంత డబ్బు చెల్లించారో అలాగే సమాఖ్య ఆదాయ పన్ను, రాష్ట్ర మరియు స్థానిక పన్నులు, సామాజిక భద్రత మరియు మెడికేర్ పన్నుల కోసం నిలిపివేసిన పన్నుల మొత్తాన్ని నివేదికలు వివరించాలి.
ప్రతి ఫారమ్‌లోకి డేటాను నమోదు చేయండి
ప్రతి W-2 ఫారమ్ నింపడానికి IRS అందించిన సూచనలను అనుసరించండి. మీరు ఈ క్రింది సమాచారాన్ని నమోదు చేస్తారు:
- ప్రతి ఉద్యోగి పేరు, చిరునామా మరియు సామాజిక భద్రత సంఖ్య
- మీ వ్యాపార పేరు, చిరునామా, EIN (యజమాని గుర్తింపు సంఖ్య) మరియు రాష్ట్ర ID సంఖ్య
- వేతనాలు, చిట్కాలు మరియు ఇతర పరిహారాల కోసం మొత్తం
- ప్రతి వర్గంలో పన్నుల మొత్తాలు
- ఎలెక్టివ్ డిఫెరల్స్ లేదా నియమించబడిన రోత్ IRA రచనలు, వర్తిస్తే
- వర్తించే యజమాని చెల్లించిన ఆరోగ్యం లేదా జీవిత బీమా యొక్క పన్ను పరిధిలోకి వచ్చే ఖర్చు
ఆన్‌లైన్ ఫారమ్‌లలోకి డేటాను నమోదు చేసేటప్పుడు, ప్రతి ఎంట్రీ తర్వాత డేటాను సేవ్ చేయండి. మీకు అవసరమైతే మీరు వెబ్‌సైట్ నుండి నిష్క్రమించవచ్చు మరియు తరువాత మీ పనిని పూర్తి చేయడానికి తిరిగి రావచ్చు.
మీ పూర్తయిన W-2 లను సమీక్షించండి
మీ అన్ని ఉద్యోగి W-2 లను నమోదు చేసిన తరువాత, ఖచ్చితత్వం కోసం వాటిని తనిఖీ చేయండి. SSA అనధికారిక కాపీలను ముద్రించమని మరియు వాటిని మీ ఉద్యోగులకు సమీక్షించమని సిఫార్సు చేస్తుంది. పేరు స్పెల్లింగ్‌లు, సరైన చిరునామాలు మరియు సామాజిక భద్రత సంఖ్యల కోసం ప్రత్యేకంగా తనిఖీ చేయండి. మీరు ఫారమ్‌లను సమర్పించి, తరువాత లోపాలను కనుగొంటే, మీరు సరిదిద్దబడిన ఫారమ్‌ను తిరిగి సమర్పించాలి.
మీ ఫారమ్‌లను ముద్రించి పంపిణీ చేయండి
ప్రతిదీ సరైనదని ధృవీకరించబడినప్పుడు, మీ W-2 లను ప్రింట్ చేసి వాటిని మీ ఉద్యోగులకు పంపిణీ చేయండి. ఐఆర్ఎస్ గడువును తీర్చడానికి జనవరి 31 లోపు వారికి మెయిల్ పంపండి.
SSA కి ఫారాలను సమర్పించండి
చివరి దశ అన్ని రూపాలను SSA తో దాఖలు చేయడం. ఆదాయాలను ధృవీకరించడానికి IRS మరియు రాష్ట్ర మరియు స్థానిక ప్రభుత్వాలు W2 ను ఉపయోగిస్తున్నప్పటికీ, ఈ పత్రాల దాఖలును పర్యవేక్షించేది సామాజిక భద్రతా పరిపాలన. కాగితం మరియు ఎలక్ట్రానిక్ పద్ధతులతో, మీరు W-3 ను కూడా అందుకుంటారు, ఇది ట్రాన్స్మిటల్ ఆఫ్ వేజ్ మరియు టాక్స్ స్టేట్మెంట్స్ రూపం; ఇది ప్రతి బ్యాచ్ W-2 లతో పాటు సమర్పించాలి.
W-3 ను "మొత్తాలు" కార్డుగా భావించండి. మీరు గుర్తించే అన్ని యజమాని సమాచారం మరియు మీ మొత్తం కంపెనీ కోసం నివేదించిన ప్రతి వర్గంలో చెల్లించిన లేదా నిలిపివేసిన మొత్తం మొత్తాలను మీరు జాబితా చేస్తారు. మీరు మీ సంస్థ సమర్పించిన మొత్తం వ్యక్తిగత W-2 ల సంఖ్యను కూడా అందిస్తారు. మీ సమర్పణలో ఏవైనా లోపాలను గుర్తించడానికి W-3 ఒక చెక్‌గా పనిచేస్తుంది.
చిట్కా
IRS వెబ్‌సైట్‌లో దొరికిన W-2 ఫారం యొక్క ఎరుపు వెర్షన్ యొక్క కాపీని ప్రింట్ చేసి, దానిని SSA కి మెయిల్ చేయవద్దు. ఫారమ్ స్కాన్ చేయబడదు మరియు అంగీకరించబడదు; మీకు జరిమానా కూడా విధించవచ్చు. బదులుగా, కాగితపు ఫారాలను నేరుగా IRS నుండి ఆర్డర్ చేసి, వాటిని మెయిల్ చేయండి లేదా దాని ఆన్‌లైన్ సేవల సైట్ ద్వారా సామాజిక భద్రతా పరిపాలనతో ఎలక్ట్రానిక్‌గా ఫైల్ చేయండి.
