ఉద్యోగి ID అంటే ఏమిటి?

ఉద్యోగి ID అనేది ఒక సంస్థలో పనిచేసే వ్యక్తులను ప్రత్యేకంగా గుర్తించడానికి యజమాని ఉపయోగించే కోడ్. ఉద్యోగుల ID లు క్రమబద్ధీకరించబడిన, ఖచ్చితమైన రికార్డ్ కీపింగ్‌ను అనుమతిస్తాయి మరియు అవి రహస్య సమాచారాన్ని సంరక్షించడంలో సహాయపడతాయి. మీరు కొద్దిమంది ఉద్యోగులతో ఒక చిన్న వ్యాపారాన్ని నడుపుతుంటే, ఉద్యోగి ID ఒక ముఖ్యమైన ఆందోళన కాకపోవచ్చు, కానీ మీ వ్యాపారం పెరిగేకొద్దీ అది ఎక్కువ ప్రాముఖ్యతను సంతరించుకుంటుంది.

SSN ఎందుకు లేదు?

ఉద్యోగి ID సంఖ్య ఫెడరల్ ప్రభుత్వం కేటాయించిన పన్ను ID సంఖ్య లేదా సామాజిక భద్రత సంఖ్య (SSN) కు సమానం కాదు. SSN లు ID యొక్క మరొక ఉపయోగకరమైన రూపం అయినప్పటికీ, వాటిని గోప్యంగా ఉంచాలి మరియు రోజువారీ రికార్డ్ కీపింగ్ కోసం ఉపయోగించకూడదు. ఐడెంటిటీ దొంగలు ఎస్ఎస్ఎన్లను వెతుకుతారు ఎందుకంటే వారు యుఎస్ పౌరులను ప్రత్యేకంగా గుర్తిస్తారు. నకిలీ గుర్తింపు కార్డులు మరియు ఇతర మోసపూరిత పత్రాలను సృష్టించడానికి దొంగలు సామాజిక భద్రత సంఖ్యలను ఉపయోగించవచ్చని గుర్తించండి. ఉద్యోగుల ఐడిలతో ఇది చేయటం కష్టం, ఎందుకంటే కంపెనీ యొక్క అంతర్గత రికార్డుల వెలుపల వారికి ఉపయోగం లేదు.

“జాన్ స్మిత్” సమస్య

మీ కంపెనీ పెరుగుతున్న కొద్దీ, ఒకే పేరును పంచుకునే బహుళ వ్యక్తులను, ప్రత్యేకించి సాధారణ పేర్ల కోసం మీరు నియమించుకునే అవకాశం పెరుగుతుంది. మధ్య పేర్లు మరియు "డాక్టర్" వంటి శీర్షికలు ప్రజలను వేరు చేయడంలో సహాయపడతాయి, అయితే ఇది ఎల్లప్పుడూ పనిచేయదు. ప్రత్యేకమైన ఉద్యోగి ID ల యొక్క వ్యవస్థ ఒకే పేరు ఉన్న వ్యక్తులను గుర్తించడానికి మరియు లెక్కించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

ID కోడ్ ఫార్మాట్

మీరు ఉద్యోగి ID కోడ్‌ను సృష్టించినప్పుడు, ఫార్మాట్ పూర్తిగా మీ ఇష్టం. ఇది సంఖ్య లేదా అక్షరాలు, సంఖ్యలు మరియు ఇతర చిహ్నాల కలయిక కావచ్చు. ఒక వ్యాపారం ఉద్యోగి రకాన్ని గుర్తించడానికి ID ని ఉపయోగించవచ్చు; ఉదాహరణకు, “టి” తరువాత కొన్ని అంకెలు ఆ వ్యక్తిని సాంకేతిక నిపుణుడిగా గుర్తించవచ్చు. కొన్ని కంపెనీలు సీక్వెన్షియల్ నంబరింగ్ స్కీమ్‌ను ఉపయోగిస్తాయి, దీనిలో ప్రారంభంలో చేరిన కార్మికులు తక్కువ సంఖ్యలను కలిగి ఉంటారు మరియు తరువాత నియమించిన వారు అధిక సంఖ్యలను పొందుతారు.

ID సంఖ్యల కేంద్ర నియంత్రణ

మీ వ్యాపారం మానవ వనరుల విభాగం లేదా చిన్న వ్యాపారాల కోసం, అకౌంటెంట్ లేదా మీ పేరోల్ వ్యక్తి వంటి సంస్థలోని ఒకే లేదా కేంద్రీకృత స్థలంలో కొత్త ID సంఖ్యలను కేటాయించడం చాలా ముఖ్యం. బాధ్యతను కేంద్రీకరించడం ద్వారా, ఒకే సంఖ్యను ఒకటి కంటే ఎక్కువ మందికి ఇచ్చే అవకాశాన్ని తగ్గిస్తుంది, లేదా ఒకే వ్యక్తికి బహుళ సంఖ్యలతో ముగుస్తుంది. సజావుగా పనిచేసే అకౌంటింగ్ వ్యవస్థకు ప్రత్యేకత చాలా ముఖ్యమైనది.

బహుళ ప్రయోజన ID

మీ సంస్థ బహుళ ప్రయోజనాల కోసం ఒక ఉద్యోగి సంఖ్యను ఉపయోగించుకునే అవకాశం ఉంది. ఉదాహరణకు, చెల్లించని ఇంటర్న్ పేరోల్ వ్యవస్థలో ఉండకపోవచ్చు, కాని వారికి ఇంకా కీలు మరియు కంప్యూటర్ యాక్సెస్ వంటి వనరులు అవసరం. మీ కంపెనీ ఇంటర్న్‌ను తీసుకుంటే, వారు అదే సంఖ్యను ఉంచవచ్చు; మీరు వాటిని మీ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్‌లోకి తిరిగి నమోదు చేయవలసిన అవసరం లేదు.

ఉద్యోగుల ID మరియు డేటాబేస్లు

పునరావృత సమాచారాన్ని తగ్గించడం ద్వారా కంప్యూటరీకరించిన రికార్డ్ కీపింగ్‌ను సమర్థవంతంగా చేయడానికి ఉద్యోగుల ఐడిలు సహాయపడతాయి. ఉదాహరణకు, ఉద్యోగి ఫైల్‌లో ఉద్యోగి ID, పేరు, ఇంటి చిరునామా మరియు ఫోన్ నంబర్ ఉండవచ్చు. సెలవుల సమయాన్ని ట్రాక్ చేసే ఫైల్‌లో కేవలం ID సంఖ్య మరియు సెలవుల తేదీ ఉండవచ్చు. ఐడి నంబర్‌ను ఉపయోగించి కంప్యూటర్ రెండు ఫైల్‌లను స్వయంచాలకంగా కలుపుతుంది, ఇది ఒక నివేదికలో ఉద్యోగి పేరు మరియు వారి సెలవు సమయాన్ని చూడటానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

ఉద్యోగి వర్సెస్ యజమాని ID

ఉద్యోగి ID ని యజమాని ID (EIN) తో కంగారు పెట్టవద్దు. తరువాతి పన్ను మరియు రిపోర్టింగ్ ప్రయోజనాల కోసం వ్యాపారాలకు ఫెడరల్ ప్రభుత్వం కేటాయించిన కోడ్. ఇది సామాజిక భద్రతా నంబర్‌తో సమానంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే ఇది సంస్థను ప్రత్యేకంగా గుర్తిస్తుంది. ప్రజలను నియమించే ఏదైనా US వ్యాపారానికి EIN అవసరం.