స్థలాన్ని ఖాళీ చేయడానికి lo ట్లుక్లోని ఫోల్డర్లను ఎలా ఆర్కైవ్ చేయాలి
మీ మెయిల్బాక్స్లో తగినంత ఖాళీ స్థలం లేకపోవడం వల్ల మీ Out ట్లుక్ మెయిల్బాక్స్ పూర్తిస్థాయిలో వచ్చినట్లయితే ముఖ్యమైన కమ్యూనికేషన్లను మీరు కోల్పోయే అవకాశం ఉంది. చాలా ఇమెయిల్ సేవలు మీకు తగినంత నిల్వ స్థలాన్ని అందిస్తున్నప్పటికీ, మీ మెయిల్బాక్స్లో అదనపు స్థలాన్ని ఖాళీ చేయడానికి మీ ఫోల్డర్లను ఆర్కైవ్ చేయాలనుకోవచ్చు. మైక్రోసాఫ్ట్ lo ట్లుక్ ఉపయోగించి, మీరు మీ ప్రమాణాలకు సరిపోయే ఫోల్డర్ అంశాలను స్వయంచాలకంగా ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు, అంటే మూడు నెలల కన్నా పాత అంశాలు. Lo ట్లుక్ యొక్క ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాన్ని ఉపయోగించి నిర్దిష్ట ఫోల్డర్లను స్వయంచాలకంగా ఆర్కైవ్ చేయడానికి కూడా మీరు కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు.
ఫోల్డర్ను ఆటోఆర్కైవ్ చేయండి
నిర్దిష్ట వయస్సులో ఇమెయిల్లను స్వయంచాలకంగా ఆర్కైవ్ చేయడానికి మీరు lo ట్లుక్లోని ఫోల్డర్ను కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు.
ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఫోల్డర్ను ఎంచుకోండి
మీరు ఆర్కైవ్ చేయాలనుకుంటున్న lo ట్లుక్లోని ఫోల్డర్ను తెరవండి. ఉదాహరణకు, నావిగేషన్ పేన్లో "మెయిల్" క్లిక్ చేసి, ఆపై "ఇన్బాక్స్" క్లిక్ చేయండి.
Lo ట్లుక్ ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులను తెరవండి
ఫోల్డర్ యొక్క ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాలను తెరవడానికి "ఫోల్డర్" టాబ్ క్లిక్ చేసి, ఫోల్డర్ రిబ్బన్ యొక్క గుణాలు సమూహంలోని "ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులు" బటన్ క్లిక్ చేయండి.
ఎంత తరచుగా ఆర్కైవ్ చేయాలో ఎంచుకోండి
"ఈ సెట్టింగులను ఉపయోగించి ఈ ఫోల్డర్ను ఆర్కైవ్ చేయండి" పక్కన ఉన్న రేడియో బటన్ను క్లిక్ చేసి, ఆపై ఫోల్డర్ను ఎంత తరచుగా ఆర్కైవ్ చేయాలో ఎంచుకోండి. ఉదాహరణకు, పాత వస్తువులను శుభ్రపరచడానికి పక్కన ఉన్న సెలెక్టర్లలో "3 నెలలు" నమోదు చేయండి.
డేటాను ఎలా ఆర్కైవ్ చేయాలో ఎంచుకోండి
మీ ఆర్కైవ్ చేసిన అంశాలను ఎలా నిర్వహించాలో ఎంపికలలో ఒకదాని పక్కన ఉన్న రేడియో బటన్ను క్లిక్ చేయండి. మీరు మీ ఆర్కైవ్ను నిల్వ చేయడానికి ఇష్టపడే మరొక స్థానం లేకపోతే "పాత అంశాలను డిఫాల్ట్ ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్కు తరలించు" ఎంచుకోవాలని సిఫార్సు చేయబడింది.
మీ సెట్టింగులను సేవ్ చేయండి
ఫోల్డర్ యొక్క లక్షణాలలో మార్పులను సేవ్ చేయడానికి మరియు ఆర్కైవింగ్ను ప్రారంభించడానికి "సరే" బటన్ క్లిక్ చేయండి. ఫోల్డర్ పరిమాణాన్ని బట్టి ఆర్కైవ్ ప్రక్రియ పూర్తి కావడానికి కొన్ని నిమిషాలు పట్టవచ్చు.
స్థలాన్ని ఖాళీ చేయండి
కొన్ని సందర్భాల్లో, మీరు అవుట్లుక్ ఆర్కైవ్ను ఫోల్డర్లో ఉంచాలనుకుంటున్నారు. మాన్యువల్ ఆర్కైవ్ లక్షణాన్ని ఉపయోగించి మీరు దీన్ని చేయవచ్చు.
ఫైల్ మెనూని తెరవండి
Lo ట్లుక్ లోని "ఫైల్" మెను క్లిక్ చేయండి.
క్లీనప్ టూల్స్ మెనూని ఉపయోగించండి
సమాచారం ఉపమెను కింద మెయిల్బాక్స్ క్లీనప్ పక్కన ఉన్న "క్లీనప్ టూల్స్" డ్రాప్-డౌన్ బటన్ను క్లిక్ చేసి, ఆపై "ఆర్కైవ్…" క్లిక్ చేయండి.
ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఫోల్డర్ను ఎంచుకోండి
మీరు ఆర్కైవ్ చేయదలిచిన ఫోల్డర్ పేరును క్లిక్ చేయండి. ఉదాహరణకు, మీ ఇమెయిల్ ఖాతా ఫోల్డర్ క్రింద "ఇన్బాక్స్" క్లిక్ చేయండి.
ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఏ ఇమెయిల్లను ఎంచుకోండి
మీ ఎంట్రీకి ముందు తేదీలతో వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయడానికి "పాత వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయండి" పక్కన ఉన్న ఫీల్డ్లోకి తేదీని నమోదు చేయండి లేదా బాణాన్ని క్లిక్ చేసి తేదీని ఎంచుకోండి. ఉదాహరణకు, 2018 సంవత్సరానికి ముందు సృష్టించిన ఫోల్డర్ అంశాలను ఆర్కైవ్ చేయడానికి "1/1/18" ను నమోదు చేయండి.
డేటాను ఎక్కడ ఉంచాలో నిర్ణయించండి
మీరు మీ ఆర్కైవ్ కోసం అనుకూల స్థానాన్ని ఎంచుకోవాలనుకుంటే "బ్రౌజ్" బటన్ క్లిక్ చేయండి. మీరు ఆర్కైవ్ ఫైల్ స్థానాన్ని మార్చవద్దని సిఫార్సు చేయబడింది. ఆర్కైవ్ ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి "సరే" బటన్ క్లిక్ చేయండి.
డేటాను కోల్పోకుండా ఉండటం
అప్రమేయంగా, మీ ఆర్కైవ్ చేసిన అంశాలు నా పత్రాల్లోని "lo ట్లుక్ ఫైల్స్" ఫోల్డర్లో నిల్వ చేయబడతాయి.
కొన్ని మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్స్ఛేంజ్ సర్వర్లు సంస్థ యొక్క మెయిల్ నిలుపుదల విధానాలకు అనుగుణంగా వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయగల మీ సామర్థ్యాన్ని పరిమితం చేయవచ్చు లేదా నిలిపివేయవచ్చు. డేటాను కోల్పోయే ప్రమాదం లేదా ఇమెయిళ్ళను చేతిలో ఉంచడం గురించి అనుకోకుండా నియమాలను ఉల్లంఘించే ముందు మీ కంపెనీ విధానాలు మరియు పరిమితులను మీరు అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. ఆర్కైవ్ చేసిన డేటా ఎంతకాలం నిల్వ చేయబడుతుందనే దాని గురించి మరింత సమాచారం కోసం మీ వద్ద ఒకటి ఉంటే మీ ఐటి విభాగాన్ని సంప్రదించండి.
మీరు ఆర్కైవ్ చేసిన అంశాలు మీ మెయిల్ సర్వర్ నుండి పూర్తిగా తొలగించబడతాయి. మీ ఆర్కైవ్ చేసిన వస్తువులకు ప్రాప్యతను కోల్పోకుండా ఉండటానికి మీ lo ట్లుక్ ఫైల్స్ ఫోల్డర్ యొక్క బ్యాకప్లను సృష్టించమని సిఫార్సు చేయబడింది. మళ్ళీ, మీరు పనిలో lo ట్లుక్ ఉపయోగిస్తుంటే మీ సంస్థ విధానాలకు అనుగుణంగా అలా చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
డేటాను ఆర్కైవ్ చేయకుండా మీకు చాలా స్థలం ఉంటే, lo ట్లుక్ యొక్క ఆర్కైవ్ లక్షణాలను ఉపయోగించాల్సిన అవసరం లేదు. బదులుగా, మీరు ఇమెయిల్లను ఫోల్డర్లలోకి ఆర్గనైజ్ చేయాలనుకోవచ్చు లేదా మీకు అవసరమైన వాటిని సులభంగా కనుగొనగలిగే విధంగా వాటిని నిల్వ చేయవచ్చు.