స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల యొక్క ప్రయోజనాలు & అప్రయోజనాలు

వ్యాపారంలో, వ్యూహాత్మక ప్రణాళిక అవసరం మరియు కీలక నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి చెల్లుబాటు అయ్యే సమాచారం అవసరం. డేటాను ఇన్పుట్ చేయడం, ట్రాక్ చేయడం, విశ్లేషించడం మరియు నిల్వ చేయడం కోసం సరైన సాధనాలను ఎంచుకోవడం వ్యాపార యజమానులు మరియు నిర్వాహకులు తమ కంపెనీ వ్యాపారం కోసం ఉత్తమ ఎంపికలు చేయడానికి సహాయపడుతుంది. సాఫ్ట్‌వేర్ ఉత్పాదకత సూట్‌లలోని భాగాలలో ఒకటి స్ప్రెడ్‌షీట్. స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు అకౌంటెంట్లలో మరియు డేటాను సేకరించి ట్రాక్ చేయాలనుకునే వారిలో ప్రాచుర్యం పొందాయి, అయినప్పటికీ కొన్ని పరిమితులు ఉన్నాయి, ఇవి ప్రతి కార్యాలయ అనువర్తనానికి ఉత్తమ ఎంపికగా ఉండకపోవచ్చు.

ప్రయోజనం: డేటాను నిర్వహించడం

స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు తరచుగా డేటాను సేకరించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి సాధనానికి వెళ్తాయి, ఇది దాని ఉపయోగాలలో సరళమైనది. సమాచారాన్ని సులభంగా నిలువు వరుసలు మరియు వరుసలలో ఉంచవచ్చు మరియు తరువాత సమాచార రకం ద్వారా క్రమబద్ధీకరించవచ్చు. డేటా యొక్క పెద్ద సేకరణ దాని ముడి స్థితిలో చూడటానికి అధికంగా ఉన్నప్పటికీ, ప్రోగ్రామ్‌లోని సాధనాలు డేటాను విశ్లేషించి, పై పటాలు లేదా పట్టికలలో సులభంగా చూడటానికి మరియు వ్యాఖ్యానించడానికి ప్రెజెంటేషన్లను సృష్టించడానికి వినియోగదారుని అనుమతిస్తాయి.

ప్రతికూలత: వినియోగదారు పక్షపాతం

ఏదేమైనా, ఇబ్బంది ఏమిటంటే, వినియోగదారు విశ్లేషణ కోసం ఎంచుకున్న సమాచారం మాత్రమే ఈ ప్రెజెంటేషన్లలో చేర్చబడుతుంది మరియు అందువల్ల, నిర్ణయం తీసుకోవడాన్ని ప్రభావితం చేసే ఇతర సంబంధిత సమాచారం అనుకోకుండా మినహాయించబడవచ్చు. డేటాను మరింత యూజర్ ఫ్రెండ్లీగా మరియు సమగ్రంగా చేయడానికి, కంపెనీలు స్ప్రెడ్‌షీట్‌పై మాత్రమే ఆధారపడకుండా టేబులో మరియు క్లిక్ వంటి రిపోర్టింగ్ సాధనాలను ఉపయోగించాలని ఎంచుకుంటాయి.

ప్రయోజనం: స్ట్రీమ్‌లైన్స్ లెక్కలు

పునరావృత గణనలు చేస్తూ వారి సమయాన్ని గడపడానికి ఎవరూ ఇష్టపడరు. స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల యొక్క గొప్ప విజ్ఞప్తి ఏమిటంటే ప్రోగ్రామ్ వినియోగదారు కోసం అన్ని గణితాలను చేస్తుంది. ఒక ఫార్ములా వ్రాయబడి, ప్రోగ్రామ్‌కు సెట్ కమాండ్ ఉన్న తర్వాత, ఇన్‌పుట్ అయిన సంబంధిత డేటా కోసం సంక్లిష్ట లెక్కలను సులభంగా లెక్కించవచ్చు. ఇది వినియోగదారులకు "ఏమి ఉంటే" రకాల ప్రశ్నలను అడగడానికి మరియు గణనలను తిరిగి పని చేయకుండానే వారికి అవసరమైన సమాధానాలను సులభంగా పొందటానికి అనుమతిస్తుంది.

ఉదాహరణకు, మీ స్థూల లాభాలను లెక్కించడానికి స్ప్రెడ్‌షీట్ ఏర్పాటు చేయబడితే, యూనిట్‌కు ఖర్చు, షిప్పింగ్ ఖర్చులు లేదా అమ్మకపు తగ్గింపు వంటి ఏదైనా వేరియబుల్ మారినప్పుడు, సాఫ్ట్‌వేర్ స్వయంచాలకంగా కొత్త సమాచారం ఆధారంగా కొత్త స్థూల లాభాలను తిరిగి లెక్కిస్తుంది.

ప్రతికూలత: సింటాక్స్ నేర్చుకోవడం నైపుణ్యం తీసుకుంటుంది

చాలా మంది వినియోగదారులకు కష్టమైన భాగం ఏమిటంటే, లెక్కలను స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో సూత్రాలుగా నమోదు చేయాలి. దీనికి మీరు చేయాలనుకుంటున్న ప్రతి రకమైన గణనకు సరైన వాక్యనిర్మాణం నేర్చుకోవాలి. ఈ సూత్రాలను ఉపయోగించడానికి అవసరమైన నైపుణ్యాలను తెలుసుకోవడానికి చాలా తరగతులు అందుబాటులో ఉన్నప్పటికీ, చాలా మంది వినియోగదారులు ఇప్పటికీ వాటిని కష్టంగా భావిస్తున్నారు. వాక్యనిర్మాణం తప్పు అయితే, లెక్కలు నడుస్తున్నప్పుడు ప్రోగ్రామ్ సరైన సమాచారాన్ని తిరిగి ఇవ్వదు. అదనంగా, వినియోగదారులు స్ప్రెడ్‌షీట్‌లోని ఒక సెల్‌లో మాత్రమే తప్పు డేటాను ఇన్పుట్ చేస్తే, అన్ని సంబంధిత లెక్కలు మరియు కణాలు ప్రభావితమవుతాయి మరియు తప్పు డేటాను కలిగి ఉంటాయి.

ప్రయోజనం: బహుళ వినియోగదారు యాక్సెస్

నేటి సహకార పని వాతావరణంలో, కార్యాలయంలోని బహుళ వినియోగదారులకు ఒకే పత్రాలకు ప్రాప్యత అవసరం. మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ ఉపయోగిస్తుంటే, స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను భాగస్వామ్యం చేయవచ్చు, కానీ ఒక వినియోగదారు మాత్రమే ఒకేసారి డేటాను మార్చగలరు. స్థానిక కాపీలు తయారు చేయబడి, నవీకరించబడితే, ఇతర వినియోగదారులకు క్రొత్త డేటాకు ప్రాప్యత ఉండదు. గూగుల్ షీట్స్ ఫైల్ షేరింగ్ యొక్క పరిష్కారాన్ని అందిస్తుంది మరియు బహుళ వినియోగదారులను ఒకే ఫారమ్‌ను యాక్సెస్ చేయడానికి మరియు నవీకరించడానికి అనుమతిస్తుంది.

రెండు సందర్భాల్లో, ఫైల్ చరిత్ర లేదని తెలుసుకోండి. అందువల్ల, ఎప్పుడైనా ఎవరు మార్పులు చేసినా, ఏ మార్పులు చేసినా, మునుపటి సమాచార చరిత్ర పోతుంది.

ప్రతికూలత: భద్రత లేకపోవడం

మీ ఫైల్‌లకు భద్రత లేకపోవడం మరొక స్ప్రెడ్‌షీట్ ప్రతికూలత. సాధారణంగా, స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు అంత సురక్షితమైనవి కావు మరియు అందువల్ల డేటా అవినీతి లేదా సమాచార నిర్వహణకు ఎక్కువ ప్రమాదం ఉంది. పాస్‌వర్డ్ రక్షించబడినప్పటికీ, సున్నితమైన ఆర్థిక సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఫైల్‌లు హ్యాకర్ల నుండి సురక్షితంగా ఉండకపోవచ్చు.

ఇతర రకాల డేటా సేకరణ సాఫ్ట్‌వేర్ కాబట్టి మరింత అనుకూలమైన ఎంపిక కావచ్చు. యాక్సెస్, ఒరాకిల్ లేదా ఇతర రకాల రిలేషనల్ డేటాబేస్ డేటా సమగ్రతను పరిరక్షించే మరియు సమాచార పునర్వ్యవస్థీకరణను నిరోధించే భద్రతా విధానాలలో నిర్మించబడ్డాయి. ఉదాహరణకు, స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో, వినియోగదారు సమాచార కాలమ్‌ను క్రమబద్ధీకరించవచ్చు మరియు అనుకోకుండా మొదటి మరియు చివరి పేరు వంటి సంబంధిత సమాచారం సమకాలీకరణకు కారణం కావచ్చు. దీనికి విరుద్ధంగా, ఒక డేటాబేస్ రికార్డు యొక్క అన్ని భాగాలను ఏకీకృతం చేస్తుంది, తద్వారా మంచి డేటా సమగ్రతను నిర్ధారిస్తుంది.