వర్డ్‌లో ప్రొఫెషనల్ బిజినెస్ లెటర్‌ను ఎలా ఫార్మాట్ చేయాలి

వ్యాపార లేఖ అనేది ఒక సంస్థ మరియు దాని క్లయింట్లు, ఉద్యోగులు, భాగస్వాములు లేదా ఇతర వాటాదారుల మధ్య అధికారిక అనురూప్యం కోసం ఉపయోగించే పత్రం. వ్యాపార లేఖ యొక్క లాంఛనప్రాయం తరచుగా సంస్థ యొక్క బ్రాండ్, లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం మరియు పంపినవారికి మరియు గ్రహీతకు మధ్య ఉన్న సంబంధంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. ఏదేమైనా, వ్యాపార లేఖ రాయడం యొక్క సంప్రదాయాలను అర్థం చేసుకోవడం చాలా ముఖ్యం, కాబట్టి మీరు మీ నిర్దిష్ట అవసరాలను బట్టి వాటిని సర్దుబాటు చేయవచ్చు.

ఫార్మాట్ మరియు మూసను ఎంచుకోవడం

మీ లేఖ గ్రహీతకు హార్డ్ కాపీ లేదా ఇమెయిల్ ఆకృతిలో పంపబడుతుందో లేదో నిర్ణయించండి. ఇది లేఖ యొక్క ప్రయోజనం మరియు గ్రహీతపై ఆధారపడి ఉంటుంది. వ్యాపార లేఖలను అమ్మకాల ప్రతిపాదనలతో ఖాతాదారులకు పంపవచ్చు, ప్రతిపాదన యొక్క ముఖ్య అంశాలను తెలియజేస్తుంది. ఉద్యోగి కోసం సూచనను అందించడానికి కూడా వాటిని ఉపయోగించవచ్చు. గ్రహీత మీరు పంపుతున్న సమాచారాన్ని ఎలా కోరుకుంటున్నారో గుర్తించండి మరియు ఆ ఆకృతితో వెళ్లండి.

మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్‌లో బిజినెస్ లెటర్ టెంప్లేట్లు అందుబాటులో ఉన్నాయి, ఇవి కంటెంట్‌ను ఫార్మాట్ చేయడానికి ఉపయోగపడతాయి. చాలా సందర్భాలలో, వ్యాపార అక్షరాలు బ్లాక్ స్టైల్ లెటర్ ఫార్మాట్‌ను అనుసరిస్తాయి, అంటే అన్ని వచనాలు పేజీ యొక్క ఎడమ వైపున సమర్థించబడతాయి. పేరాగ్రాఫ్‌ల మధ్య డబుల్ ఖాళీలు ఉన్న అక్షరం ఒకే అంతరం. డబుల్ స్థలాన్ని క్యారేజ్ రిటర్న్ అని కూడా పిలుస్తారు మరియు కీబోర్డ్‌లో “ఎంటర్” నొక్కడం ద్వారా చేయవచ్చు.

మార్జిన్‌లను అమర్చుతోంది

చాలా వ్యాపార లేఖ టెంప్లేట్‌లలో, అక్షరం యొక్క అంచులు పేజీ యొక్క అన్ని వైపులా 1 అంగుళాల వద్ద సెట్ చేయబడతాయి. కొన్ని సందర్భాల్లో, మీరు మీ వ్యాపార లేఖ యొక్క మార్జిన్‌లను సర్దుబాటు చేయాల్సి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, మీ వ్యాపార లేఖ అమ్మకాల ప్రతిపాదన లేదా వేర్వేరు మార్జిన్‌లను కలిగి ఉన్న స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల వంటి ఇతర పత్రాలతో ఉంటే, మిగిలిన పత్రాలతో సరిపోయేలా మీ అక్షరాల మార్జిన్‌లను సర్దుబాటు చేయాలనుకోవచ్చు, గ్రహీతకు స్థిరమైన రూపాన్ని అందిస్తుంది.

ఫాంట్లను ఎంచుకోవడం

ఫాంట్లను రెండు ప్రాంతాలుగా వర్గీకరించారు: సెరిఫ్ మరియు సాన్స్ సెరిఫ్. సెరిఫ్ ఫాంట్లలో చిన్న పొడుచుకు వచ్చిన స్ట్రోక్ ఉంది, అది పెద్ద పంక్తులకు జతచేయబడుతుంది. టైమ్స్ న్యూ రోమన్, గారామండ్ మరియు బుక్‌మన్ ఓల్డ్ స్టైల్ సెరిఫ్ ఫాంట్‌లకు ఉదాహరణలు. సెరిఫ్ ఫాంట్‌లు సాధారణంగా ముద్రించిన పదార్థాలకు మంచివి. చాలా వ్యాపారాలు టైమ్స్ న్యూ రోమన్ ఉపయోగిస్తాయి.

సాన్స్-సెరిఫ్ ఫాంట్‌లకు అక్షరాల పెద్ద పంక్తులలో చిన్న పొడుచుకు వచ్చిన స్ట్రోక్‌లు లేవు. సాన్స్-సెరిఫ్ ఫాంట్లకు ఉదాహరణలు ఏరియల్, హెల్వెటికా మరియు వెర్దానా. సాధారణంగా, ఆన్‌లైన్ పదార్థాల కోసం సాన్స్-సెరిఫ్ ఫాంట్‌లు బాగా ఉపయోగించబడతాయి. మీరు సెరిఫ్ లేదా సాన్స్-సెరిఫ్ ఫాంట్‌ను ఎంచుకున్నా, కామిక్ సాన్స్ వంటి వింతైన ఫాంట్‌లను లేదా కర్సివ్ రైటింగ్‌తో ఏదైనా నివారించడం మంచిది, ఎందుకంటే అవి చదవడం మరియు వృత్తిపరంగా కనిపించడం కష్టం.

మీరు ఎంచుకున్న ఫాంట్ యొక్క పరిమాణం మీ లేఖ మరియు మీతో పంపే ఇతర పదార్థాల కోసం మీ వద్ద ఉన్న కంటెంట్ మొత్తం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. నిలకడ కోసం వీలైతే ఇతర పదార్థాలతో సరిపోలండి. సర్వసాధారణంగా, వ్యాపార అక్షరాలు 10- లేదా 12-పాయింట్ల ఫాంట్ పరిమాణంలో వ్రాయబడతాయి.

ప్రిలిమినరీస్ రాయడం

మీ పేరు, ఉద్యోగ శీర్షిక, చిరునామా, ఫోన్ నంబర్ మరియు ఇమెయిల్‌తో సహా మీ సంప్రదింపు సమాచారంతో వ్యాపార లేఖను ప్రారంభించండి. తేదీకి ముందు సింగిల్-స్పేస్ లైన్లు మరియు డబుల్ స్పేస్ ఉపయోగించండి.

తేదీని నెల, రోజు, సంవత్సరం ఆకృతిలో వ్రాయండి. మరొక డబుల్ స్థలాన్ని జోడించి, ఆపై గ్రహీతల సంప్రదింపు సమాచారాన్ని వ్రాయండి. పేరు, ఉద్యోగ శీర్షిక, కంపెనీ పేరు, చిరునామా, ఫోన్ మరియు ఇమెయిల్‌తో ప్రారంభించండి, అన్నీ ఒకే-అంతరం.

ఆ తరువాత, డబుల్ స్పేస్ వేసి నమస్కారం రాయండి. వ్యాపార అక్షరాలలో, “టు” లేదా “ప్రియమైన” ను ఉపయోగించడం సాధారణ పేరు, తరువాత పూర్తి పేరు లేదా వాటి శీర్షిక మరియు చివరి పేరు. వ్యాపార అక్షరాలలో, వ్యక్తిగత అక్షరాల మాదిరిగా కామాకు బదులుగా పేరు తర్వాత పెద్దప్రేగును ఉపయోగించండి.

శరీర పేరాల్లో సందేశాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడం

డబుల్ స్పేస్ ఎంటర్ చేసి బాడీ పేరాలు రాయడం ప్రారంభించండి. ప్రతి పేరా మధ్య డబుల్ స్పేస్‌తో ఇవి ఒకే-ఖాళీగా ఉండాలి. కంటెంట్‌ను క్లుప్తంగా మరియు స్పష్టంగా ఉంచండి. లేఖకు కారణం, కొన్ని సహాయక సమాచారం మరియు అవసరమైతే చర్యకు పిలుపునివ్వండి.

తగిన నమస్కారంతో మూసివేయడం

మరొక డబుల్ స్థలాన్ని జోడించి, ఆపై “హృదయపూర్వకంగా” లేదా “మీ సమయానికి ధన్యవాదాలు” వంటి తగిన ముగింపుతో అక్షరాన్ని ముగించండి. సంతకం కోసం గదిని వదిలివేయడానికి కొన్ని డబుల్ ఖాళీలను నమోదు చేసి, ఆపై మీ పూర్తి పేరును టైప్ చేయండి. మీరు అక్షరాన్ని ముద్రిస్తుంటే, మీరు దానిని నీలం లేదా నలుపు సిరాలో సంతకం చేయవచ్చు. మీరు లేఖకు ఇమెయిల్ చేస్తుంటే, బదులుగా మీరు ఎలక్ట్రానిక్ సంతకాన్ని ఉపయోగించవచ్చు.

మీరు లేఖతో అదనపు పత్రాలతో పంపుతున్నట్లయితే, మీరు మీ పేరు తర్వాత రెట్టింపు స్థలాన్ని మరియు “ఎన్‌క్లోజర్స్” అని వ్రాయవచ్చు. ఆ తరువాత, మీరు పంపుతున్న పత్రాల పేర్లను తదుపరి పంక్తిలో జాబితా చేయండి.